取引先ごとに異なる商品マスタフォーマットへの対応方法と自動化

メーカーや卸売業・商社では、取引先ごとに異なる商品マスタのフォーマットに合わせて商品データを作り直す作業が、日々の大きな負担になっています。項目名や並び順だけでなく、コードの体系や値の書き方まで取引先ごとに違うため、Excelの関数やマクロに頼った手作業は、ミスと属人化の原因になりがちです。
本コラムでは、PIM（商品情報管理システム）「HANABI Data」を開発・提供する株式会社エルテックスが、フォーマットが異なる理由、手作業の課題、「項目のマッピング」と「値の変換」の違い、ETLの考え方、変換を仕組み化する手順までを、導入企業の事例とあわせて解説します。

なぜ取引先ごとに商品マスタのフォーマットが異なるのか

結論から言えば、取引先ごとに「使っているシステム」と「商品情報の使い道」が違うためです。主な要因は次のとおりです。

• 取引先が使う基幹システム・受発注システム・ECサイトの仕様の違い（項目名、桁数、必須項目、ファイル形式）
• 業態や販売チャネルによる必要項目の違い（店舗中心なら入数や棚割りの情報、EC中心なら商品説明文や詳細なサイズ情報）
• 社内コード体系の違い（カテゴリ、税区分、販売ステータスなどの番号の振り方）
• 業界の慣習や取引先独自のルール（表記の仕方、単位、入力の決まり）

ここで押さえておきたいのは、フォーマットの違いが「項目の並び」だけでなく「値の表し方」にまで及ぶという点です。同じ「外税」を、ある取引先は「0」、別の取引先は「1」で表すといった違いは珍しくありません。この値の違いに対応できるかどうかが、変換作業を自動化できるかどうかの分かれ目になります。

取引先から見れば、自社のシステムにそのまま取り込める形で受け取りたいのは当然です。提供する側が「フォーマットを統一してほしい」と求めても、簡単には変わりません。現実的には、取引先ごとの違いを前提として、効率よく変換できる仕組みをつくることが近道です。

手作業のフォーマット変換が抱える4つの課題

1. 変換の手間とミス

取引先が10社あれば、10通りのファイルを作り分けることになります。Excelの関数やマクロで列を並べ替え、値を書き換える作業は時間がかかるうえ、列のずれや書き換え漏れといったミスが起きやすくなります。

アシックスジャパン株式会社様でも、販売代理店など取引先ごとに商品マスタのフォーマットが異なり、そのたびに複数のExcelファイルから該当商品を抽出し、関数を駆使して整形・変換する手作業が発生していました。多大な工数と、常に隣り合わせのミスのリスクを抱えていたといいます。

2. 項目の過不足と問い合わせの往復

取引先が必須とする項目が、自社の商品マスタに存在しないことがあります。そのたびに商品企画や品質保証などの担当部署へ確認し、提出後に取引先から差し戻される――という往復が発生し、商品の登録が遅れる原因になります。

3. 更新管理の複雑さ

価格改定、仕様変更、販売終了などがあるたびに、取引先向けのファイルをすべて直す必要があります。「どの取引先に、いつ、どの内容を送ったか」が分からなくなり、更新漏れや取引先ごとの情報の食い違いが起こりやすくなります。

4. 特定の担当者しか作業できない（属人化）

変換用のマクロは、作った本人にしか構造が分からないことが多く、「A社のデータ作成は◯◯さんしかできない」という状態に陥りがちです。文具・雑貨卸の株式会社エムディーエス様では、約20社のチェーン小売店へそれぞれ異なるフォーマットで新商品のデータを提供しており、VBA（マクロ）での加工が特定の担当者に依存していました。担当者が不在だとデータを出せないというリスクを常に抱えていたといいます。

「項目のマッピング」と「値の変換」は別物

取引先のフォーマットに合わせるには、「項目のマッピング（対応づけ）」と「値（データの中身）の変換」の両方が必要です。マッピングは、自社のどの項目の値を、取引先のどの項目に入れるかを決めるだけで、値そのものは変えません。

ところが実際には、項目名や並び順だけでなく、値の書き方やコードの体系まで取引先ごとに違います。項目を正しく対応づけても、値が自社の書き方のままでは、取引先のシステムには取り込めません。マッピングしかできない仕組みでは、値の書き換えを結局Excelで後から行うことになり、手作業が残ります。

逆に、値の変換まで含めたルールを取引先ごとに設定として保存しておけば、商品を選んで出力するたびに同じ変換が自動で実行され、担当者による違いも出ません。

フォーマット変換はETLの考え方で仕組みにする

このように、データを取り出し、相手に合わせて形を整え、相手のシステムに届ける一連の処理を、ETL（Extract, Transform, Load：抽出・変換・格納）と呼びます。もともとは分析用のデータベースにデータを集める仕組みとして広まった考え方ですが、商品マスタのフォーマット変換は、まさにこのETLの流れに当てはまります。

• 抽出（Extract）：自社の商品マスタから、取引先に渡す商品と項目を取り出す
• 変換（Transform）：項目のマッピングと値の変換で、取引先のフォーマットに合わせる
• 格納（Load）：取引先に渡すファイルとして書き出す、またはAPIで相手のシステムに届ける

3つの処理のうち、取引先ごとにルールが違い、手間と知識が集中するのは「変換」です。手作業のフォーマット変換で起きる課題の多くは、この変換をExcelの関数やマクロで、人が毎回行っていることから生まれます。変換のルールを設定として持ち、抽出から格納までを決まった手順で流せるようにすることが、フォーマット変換を仕組みにするということです。

なお、同じ考え方は受け取る側にも当てはまります。仕入先から届く商品データを抽出し、自社の商品マスタのフォーマットに変換して取り込めれば、商品登録のスピードと正確さが上がります。

関連コラム：ETLとは？抽出・変換・格納の意味と商品情報の連携への生かし方

商品マスタのフォーマット変換を仕組み化する5つのステップ

1. 取引先のフォーマットを集めて棚卸しする

取引先ごとに、項目の一覧、必須項目、コード表、ファイル形式（Excel・CSV・TSVなど）、提出の頻度を集めます。この段階で、どの取引先の変換にどれだけ時間がかかっているかも把握しておくと、後で優先順位をつけやすくなります。

2. 自社の商品マスタ項目を定義する

すべての取引先の要求をまかなえる「元」となる項目を、自社の商品マスタとして定義します。ポイントは、項目をできるだけ細かく分けて持つことです。1つにまとまった値を後から分けるのは困難だからです。コードの値（販売ステータスなど）も、自社の中で統一しておきます。

3. 取引先ごとに項目の対応づけと値の変換ルールを決める

取引先の項目ごとに「自社のどの項目の値を、どのような形にして入れるか」を決めます。取引先の項目が数百に及ぶ場合、対応づけの初期設定だけでも大きな作業です。最近は、自社と取引先の項目名などをもとに、AIが対応づけの候補を生成する仕組みもあり、初期設定の負担を軽くできます。ただし、候補は最終的に人が確認して確定させます。

4. 実データで出力を検証する

実際の商品データで出力し、取引先に試験的に提出して取り込めるかを確認します。差し戻しがあれば、その原因（対応づけの漏れ、桁数超過、必須項目の空欄など）を変換ルールに反映します。

5. 主要な取引先から始め、順次広げる

取引量が多い取引先や、変換の負担が大きい取引先から運用を始め、効果を確認しながら対象を広げます。取引先がフォーマットを変更したときは変換ルールを更新します。変換ルールが画面上で誰にでも確認できる状態であれば、担当者が替わっても引き継げます。

また、出力の品質は、元となる自社の商品マスタの品質で決まります。表記ゆれや空欄が残っていれば、そのまま取引先に届いてしまいます。登録・変更を承認してから反映する仕組みや、誤字・表記ゆれをチェックする仕組みをあわせて整えておくと安心です。

メーカー・卸売・小売で異なる変換の流れ

フォーマット変換には「渡すときの変換」と「受け取るときの変換」があり、どちらが中心になるかは商流の中での立場によって異なります。

取引先にも同じシステムを使ってもらえれば、データの受け渡しはさらに楽になります。しかし、すべての取引先にシステムの導入をお願いするのは現実的ではありません。まずは自社の側だけで変換を完結させ、取引先が普段使っているフォーマットのファイルで渡せるようにしておけば、取引先の協力を待たずに効率化を始められます。

エムディーエス様は今後の展望として、メーカーに商品情報を直接登録してもらい、卸売が流通に必要な情報を付加して小売へ渡す、という流れをシステム上で完結させる構想を語っています。メーカー・卸売・小売の各社が同じ商品情報をそれぞれ手入力している現状を変えれば、業界全体で商品登録の作業を大きく減らせるという考えです。

HANABI Dataで商品マスタのフォーマット変換を自動化する

株式会社エルテックスが開発・運用する「HANABI Data」は、PIM（商品情報管理）・DAM（デジタルアセット管理）・ETL（データの抽出・変換・書き出し）をひとつにまとめた国産のプラットフォームです。本コラムで解説したフォーマット変換は、HANABI Dataが力を入れている領域です。

項目のマッピングに加えて、値まで自動で変換

取引先ごとに商品項目マッピングを事前に設定しておくと、取引先やECサイトの商品マスタフォーマットに自動で変換できます。項目の対応づけだけでなく、取引先のフォーマットに合わせた値（データの中身）の変換まで自動で行います。変換の詳しい内容は、資料でご紹介しています。資料請求はこちら

AIが商品項目マッピングの候補を生成

自社の商品マスタ項目と取引先の商品マスタ項目のマッピング設定は、AIが候補を生成して支援します。項目数の多い取引先でも、ゼロから対応づけを考える負担を減らせます。

取引先が導入していなくても変換して渡せる。受け取った情報も自社フォーマットへ

取引先がHANABI Dataを使っていなくても、自社で取引先のフォーマットに変換して渡せます。卸売・商社や小売の立場では、取引先から受け取った商品情報を自社のフォーマットに自動変換して取り込むこともできます。基幹システムからの取り込みや、ECサイト・外部システムへの商品情報と商品画像の配信は、API（DOKASEN）で自動化できます。

導入企業の変化

エムディーエス様では、「どの項目を、どの列に出力するか」を画面上で設定できるようになったことで、複雑なプログラムの知識が不要になり、データ提供の作業時間が大幅に短縮されました。「誰でも、間違いなく、スピーディーに」データを作成できる体制が整い、ユーザー追加課金のない定額制を活かして、約100万SKUの商品情報を全社員150人で活用しています。

アシックスジャパン様は、HANABI Data選定で最も重視した点に「取引先毎のフォーマットに変換できる柔軟性」を挙げています。導入後は、6人がかりで行っていた商品情報の「つなぎ合わせ」作業がフォーマット変換の機能によって大幅に効率化され、営業職を含む約80人が利用する基盤になっています。

詳細：エムディーエス様 導入事例　 アシックスジャパン様 導入事例

関連コラム：卸売や商社がPIM（商品情報管理システム）を導入するメリット

まとめ

• 取引先ごとに商品マスタのフォーマットが異なるのは、システムと商品情報の使い道が違うため。統一を求めるより、違いを前提に変換を仕組み化するのが近道
• 手作業の変換は、手間とミス、項目の過不足、更新管理の複雑さ、属人化という4つの課題を生む
• 自動化には、項目のマッピングだけでなく、「値（データの中身）の変換」まで仕組みに含めることが欠かせない
• 棚卸し → 自社マスタの定義 → 変換ルールの設定 → 実データでの検証 → 段階的な展開、の順に進めると定着しやすい

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