商品点数が多い企業のPIM導入メリット｜Excel管理の限界と解決策

取り扱う商品点数が数千点、数万点、そして数十万点へと増えていくと、商品情報の管理は質の違う難しさを持ち始めます。「目的の商品を探すだけで時間がかかる」「価格改定のたびに何日も更新作業が続く」「取引先向けのデータを作れるのは特定の担当者だけ」。こうした声に心当たりがあれば、その原因はExcelを中心とした商品情報の管理方法にあるのかもしれません。
本コラムでは、商品点数が増えるとExcel管理が行き詰まる理由を整理し、PIM（Product Information Management：商品情報管理システム）を導入する具体的なメリットと、商品点数の多い企業がPIMを選ぶときのチェックポイントを解説します。約100万SKUを扱う企業などの導入事例をもとに、PIM「HANABI Data」を開発・提供する株式会社エルテックスがご紹介します。

PIM（商品情報管理システム）とは

PIMとは、商品名・価格・スペック・説明文・画像といった商品情報を1か所で管理し、ECサイト・店舗・カタログ・取引先などへ、それぞれに合った形で届けるためのシステムです。

基幹システム（ERP）が在庫や受発注といった「取引のためのデータ」を扱うのに対し、PIMは営業・マーケティング・ECで使う「商品を売るための情報」を扱います。数千〜数百万SKUの商品マスタを、複数の部署・チャネル・取引先で使う企業の情報基盤として導入が広がっています。

関連コラム：PIMとは？商品情報管理の基礎知識から機能・メリット・選び方まで、導入事例つきで解説

商品点数が増えるとExcel管理が行き詰まる理由

結論から言えば、Excelは大量の商品マスタを多人数・複数部署で同時に使う前提で作られていないためです。商品点数が増えるにつれて、次のような問題が表面化します。

こうした問題は特殊なケースではありません。HANABI Dataの導入企業でも、導入前には次のような状況が起きていました。

• 株式会社エムディーエス様（文具・雑貨の卸売）：約100万SKUを扱い、約20社のチェーン小売店へ、各社で異なるフォーマットの商品データをExcelとVBAで作っていました。「A社のデータ作成は◯◯さんしかできない」という属人化が起きていました。
• アシックスジャパン株式会社様（スポーツ用品の販売）：約100人が作成する商品データがExcelで各所に散在し、6人の専門チームが手作業で「つなぎ合わせ」を行っていました。
• 林純薬工業株式会社様（化学薬品の製造・販売）：部署ごとに独自のルールとフォーマットのExcelがあり、同じ製品でも記載内容が異なることがしばしば起きていました。

一方で、Excelで対応できる範囲もあります。商品点数が数百点程度で担当者も限られるなら、入力ルールの統一やファイルの一本化、変更履歴シートの運用といった工夫で十分に回せます。しかし、数千SKUを超え、複数の部署・チャネル・取引先が関わる段階になると、運用の工夫だけでは上の問題を解消できません。

商品点数の多い企業がPIMを導入する5つのメリット

PIMの導入メリットのうち、商品点数が多い企業ほど効果が大きくなる5つを、導入企業の実例とあわせて紹介します。

1. 大量の商品をすばやく探し、まとめて更新できる

商品点数が多い企業では、商品を探す・直すという日常の操作の速さが、そのまま業務の効率になります。PIMは大量の商品データを前提に作られており、商品マスタのどの項目でも検索し、条件に合う商品をまとめて更新できます。

株式会社エムディーエス様が選定で「絶対に譲れなかった条件」として挙げたのは、「100万点の商品データが入っても、快適に動作する保証があること」でした。お客様からの問い合わせに対して即座に商品を検索して回答する場面が日常的にあるためです。同社の担当者は、JANコードの頭3〜4桁を入力するだけで前方一致・部分一致で候補が出る検索の操作性や、商品マスタの項目を指定して一括更新できる機能を評価しています（株式会社エムディーエス様の導入事例）。

また、変更したい項目だけを含むファイルでアップロードできる仕組みがあれば、価格や販売ステータスだけを数千件まとめて直すといった作業も、全項目のファイルを作らずに行えます。

2. 色・サイズ展開をSKUでまとめて管理できる

商品点数が膨らむ理由の1つが、色やサイズの展開です。1つの商品に10色×6サイズの展開があれば、それだけで60のSKUになります。PIMでは、色・サイズなどをSKU（在庫管理の最小単位）として親の商品にひもづけて管理できます。素材や説明文などの共通の情報は親の商品で1回だけ管理し、色・サイズごとに違う情報だけをSKUに持たせれば、更新する場所が減り、SKU間で情報がずれることも防げます。

3. 取引先・EC向けのデータ作成を自動化できる

商品点数と取引先の数が多いほど、取引先ごとのフォーマットに合わせたデータ作成は大きな負担になります。PIMで自社の商品マスタと取引先のフォーマットの対応関係（商品項目マッピング）を設定しておけば、以降は取引先向けのデータを自動で作れます。

株式会社エムディーエス様では、ExcelとVBAで作っていた得意先向けのデータを商品項目マッピングに置き換え、「どの項目を、どの列に出力するか」を画面上で設定できるようになりました。データ提供にかかる作業時間が大幅に短縮され、「誰でも、間違いなく、スピーディーに」データを作成できる体制が整ったそうです。このとき、項目の対応づけだけでなく「値の変換」まで自動化できるかどうかで、手作業がどれだけ残るかが変わります。

関連コラム：取引先ごとに異なる商品マスタフォーマットへの対応方法と自動化

4. 商品の登録作業そのものを減らせる

商品の入れ替わりが激しい業界では、新商品の登録が途切れずに続きます。株式会社エムディーエス様も、トレンドの移り変わりが早いファンシー文具やキャラクター商品を多く扱い、新しいJANコード、商品名、素材、商品説明などを常に登録し続ける必要があると話しています。

AIを搭載したPIMでは、この登録作業そのものを減らせます。メーカーの規格書やカタログ（PDF・Excel・Wordなど）をAIが読み取り、自社の商品マスタ項目に合わせた商品情報を作る機能を使えば、1項目ずつの転記が不要になります。登録済みの情報をもとに、キャッチコピーや商品概要をAIが生成する機能を使えば、数千点の商品の説明文を一から書く負担も抑えられます。

関連コラム：規格書・カタログの商品マスタ登録をAIで効率化する方法と注意点

5. 全社で同じ情報を使い、定期業務の時間を減らせる

商品点数が多い企業では、商品情報を必要とする人も多くなります。PIMで「会社として正とするマスタ」を1つにすれば、営業・EC・物流などの各部署が同じ最新情報を参照でき、部署間の確認や問い合わせの手間がなくなります。

林純薬工業株式会社様では、製品情報をPIMに集約した結果、毎月の定期業務の作業時間が1件あたり、ステータス更新で約67％、安全データシート更新で約60％、EC更新関連で約33％削減されました（林純薬工業株式会社様の導入事例）。アシックスジャパン株式会社様では営業職を含む約80人が、株式会社エムディーエス様では全社員150人が、商品情報を活用しています。

商品点数が多い企業のPIM選び、6つのチェックポイント

PIMの導入効果を引き出すには、自社の規模と業務に合った製品を選ぶことが欠かせません。商品点数の多い企業は、次の6つを確認しましょう。

関連コラム：PIM導入前に知っておくべき！ベンダー選びの7つのチェックポイント

HANABI Dataが商品点数の多い企業に選ばれる理由

株式会社エルテックスが提供する「HANABI Data」は、商品情報を管理するPIM、画像などを管理するDAM、出力先に合わせてデータを変換するETLをひとつにした、国産の商品情報管理プラットフォームです。商品点数の多い企業に評価されているポイントは次の4つです。

• 大量のSKUでも快適な検索と一括更新：株式会社エムディーエス様は、約100万点の商品データを入れても検索スピードが落ちず実務に耐えうると判断し、導入を決めました。約100万点の初期登録も、HANABI Dataの担当者が支援しています。特定の商品項目だけでのアップロードにも対応しています。
• SKU管理と、値まで含めたフォーマット変換：色・サイズなどをSKUとして管理でき、SKUの定義や種類は自由に設定できます。商品項目マッピングを設定すると、取引先やECサイトのフォーマットに合わせて項目と値を自動で変換します。マッピングの設定はAIが候補を出して支援し、API「DOKASEN」での外部システム連携にも対応しています。
• AIによる登録の支援：ドキュメントAI変換（オプション）では、規格書やカタログをAIが読み取って商品情報を一括で作ります。AIによる校正・生成では、誤字・脱字・表記ゆれの訂正や、キャッチコピー・商品概要・metaタグの生成ができます。
• ユーザー追加課金のない定額制：利用者が増えても料金は変わりません。株式会社エムディーエス様は、ID課金制ではないことで全社員150人が気兼ねなく使えることを「全社的なデータ活用」に欠かせない要素として挙げています。料金は月額5万円（税抜）からで、詳しくは料金プランをご覧ください。

まとめ

取り扱い商品点数の多い企業にとって、Excelによる商品情報管理は、データ量・ファイルの分散・一括更新・属人化・同時利用の各面で限界があり、事業の成長を妨げかねません。PIMを導入することで、

• 大量の商品をすばやく探し、まとめて更新できる
• 色・サイズ展開をSKUでまとめて管理できる
• 取引先・EC向けのデータ作成を、値の変換まで含めて自動化できる
• AIで商品の登録作業そのものを減らせる
• 全社で同じ情報を使い、定期業務の時間を減らせる

といったメリットが得られます。導入企業では、定期業務の作業時間を最大約67％削減（林純薬工業株式会社様）、約100万SKUの商品情報を全社員150人で活用（株式会社エムディーエス様）といった成果が出ています。

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