メーカーや卸売業において、取引先との商品情報のやり取りは日常的な業務の一つです。しかし、取引先によって要求される商品マスタのフォーマットが異なることが多く、その対応に苦慮している企業は少なくありません。本記事では、異なるフォーマットへの効率的な対応方法について、具体的な解決策をご紹介します。
なぜフォーマットが異なるのか？
取引先によって商品マスタフォーマットが異なる背景には、以下のような要因があります。
- 取引先固有のシステムやデータベース要件
- 業界特有の規格や標準フォーマット
- 販売チャネル毎の必要項目の違い
- 商品の用途や取り扱い方法の違い
これらの要因により、同じ商品マスタでも取引先毎に異なる形式での提供が求められます。
フォーマットの違いによる具体的な課題
1. データ変換の手間
最も一般的な課題は、自社の商品マスタデータを取引先の商品マスタフォーマットに変換する作業の負担です。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まります。
2. 項目の過不足
取引先によって必要とする項目が異なるため、ある取引先では必須の項目が他の取引先では不要という状況が発生します。また、自社の商品マスタに存在しない項目の追加要求に対応する必要も出てきます。
3. 更新管理の複雑さ
商品情報に更新があった場合、各取引先のフォーマット毎にデータを更新する必要があり、更新漏れや整合性の確保が課題となります。
効率的な対応のための具体的な解決策
異なるフォーマットに効率的に対応するための方法は、多彩な商品マスタ変換機能を持つ商品情報管理（PIM）システムの導入です。導入し、自社の商品マスタ項目とデータマッピングルールを定義します。
1. 自社の商品マスタ項目を定義
自社の商品マスタ項目を以下のポイントに注意して定義します。
- 全取引先の要求項目を網羅的にカバー
- 項目間の関連性
- 将来的な拡張性
2. データマッピングルールの定義
自社の商品マスタ項目と取引先の商品マスタ項目を紐付けるマッピングルールを作成します。
| ルール | 例 |
|---|---|
| 項目の対応ルール | 商品名 → 商品名称 |
| コードの変換ルール | 税区分 01：外税 → 0：外税 02：内税 → 1：内税 |
| 項目の連結ルール | 説明文１＋説明文２ → 商品説明 |
| 計算ルール | 参考上代×0.8 → 仕入単価 |
導入効果と成功のポイント
1. 期待される効果
- 作業時間の大幅削減
- データ精度の向上
- 更新漏れの防止
- 作業ミスの減少
2. 成功のためのポイント
- 段階的な導入
まずは主要な取引先から始め、徐々に対象を拡大していくことで、スムーズな移行が可能となります。 - 関係部門との連携
営業、商品企画、システム部門など、関連部署との密な連携により、より効果的な運用が実現できます。 - 定期的な見直し
取引先の要件や業界標準の変化に応じて、システムやプロセスの見直しを行います。
まとめ
取引先毎に異なる商品マスタフォーマットへの対応は、一見煩雑な作業に思えますが、適切な仕組みづくりにより効率化が可能です。多彩な商品マスタ変換機能を持つ商品情報管理（PIM）システムの導入、そして確実な変更管理プロセスの確立により、作業負荷を大きく削減することができます。
さらに、これらの取り組みは単なる業務効率化だけでなく、データ品質の向上やビジネスチャンスの拡大にも繋がります。変化の激しい現代のビジネス環境において、柔軟かつ効率的な商品情報管理は、企業の競争力強化に大きく貢献するでしょう。
解決策の実現に向けて
株式会社エルテックスでは、商品情報管理サービス「HANABI Data」をご提供しています。多彩な商品マスタ変換機能を持ち、取引先との商品マスタ項目のマッピング作業を支援するAI機能を搭載しています。まずは以下のページからお気軽に資料請求をご依頼ください。
